入社した方向けへの仕事の基礎です。

社内規定としてまとめました!

途中から腰痛・肩こり、株など関係ない事も入ります。

 

 

目的

 

チーム効率最大化を目指す為にビジネス基礎があります。

ルールの基本は

・相手に分かりやすく

・簡潔にまとめる

・チームが動きやすい様に

結果として、チーム効率最大化になります。

 

 

 

タスク管理

 

タスク化する目的は

・依頼された事を忘れず行うため

・目の前の仕事に集中するため

です。

 

タスク管理は2種類あり

・すぐにできる事はすぐに行い報告

・すぐにできないモノは完了期日を伝えてタスク化

です。

仮に完了期日を過ぎる場合は、理由と次の完了期日を伝えてください。

 

絶対にやってはいけない事

「すぐに完了せず、メモも取らず、タスク化しない」

忘れてしまいます。

 

松原のタスク化の管理方法は

・自分にメモ的にGメール(数日以内で処理する案件)

 

・月初のタスクをGoogleスプレッドシートで管理

・事業毎にGoogleスプレッドシートで管理管理(週1チェック)

 

 

・スマホ アラームセット(打合せ、出発時間の遅れを防ぐ為)

・Googleカレンダー管理(毎朝今日の日程の確認)

です。

 

 

進捗管理はGoogleスプレッドシートで共有

 

共有する事で何がどこまで進んでるのか?分かります。

 

↓はコールダック卵の顧客管理シートです。メンバー皆が見れて状況が分かります。

 

 

今日終わらせれる仕事は今日終わらせる

 

タスクを不必要に後回しにすると、後手後手になってパンクしてしまいます。

直ぐに終わらせる事で、今の仕事に集中できる様になります。

 

 

何回も行う事はチェックリストをつくる

 

頭の中で考えてると(これで全部かな?と考える事になりミスも起きやすくなります)

チェックリストを作る事で、早く確実に終わらせる事ができます。

 

例↓↓(自分用の動画UPチェックリストと、次回の改善案メモ)

 

 

 

 

 

クライアントとの文章の書き方

 

結論を最初に伝え、その後に詳細を伝える

 

 

逆に結論から言えてないNG例

 

今日の晩御飯は

・人参

・キノコ

・バター

・ジャガイモ

・トマト

・茄子

・タマネギ

・サラダ油

・ローリエ

・豚肉

・カレー粉

の材料を使ったカレーです。

 

↑読んでて最初に何を作るのか?困ったと思います。

答えは

今日の晩御飯はカレーで

使った材料は〇〇

と最初に結論。次に具材を伝える事で、相手に伝わりやすくなります。

 

 

===NG例2=====

新規求人があった店舗

銀座
・レリア (lounge Reria)
・ミラージュ (Club MIrage)
・華壇 (カダン)
・ギンコイ (Gin-Koi)
・メゾンドエム (Maison de M GINZA)

西新宿
・セクレ (club SECRE)

新宿歌舞伎町
・アジュール (紺碧)

熊本
・ヴィヴィアン (Vivian)
・リリ (LiLi KUMAMOTO)
・パロパロ (PAROPARO)

静岡
・マリン (CLUB Marin)
・アクト (ACHT)
・エイト (EIGHT)
・レディブラック (Lady BLACK)
・レディブイエロー(Lady YELLOW)

中洲
・グリコ (GRICO FUKUOKA)

広告開始いたしました。

========

 

↑の場合、何をしたのか?最後にならないと不明な為、見てる側が困る感じです。

答えは、
新規求人があった店舗、広告開始いたしました。

で最初に結論を伝え、その後に店舗名を入れる事。

 

 

==文章が分かりずらい例2==

 

結果、経理も混乱しています(↑の画像は途中で社員が文章を治してますが、最初は税抜き税込も未記入でした)

正しい売上」の定義がナゾなので、誰が見ても分かる様にする事が大事です。

正しい伝え方は

2月 売上159,674円(税抜)送料・手数料差引済み

のみを伝える事。

参考にコンビニなどのレシートを見ると分かりやすいですね。

 

 

恐縮ですが、自分の実例

 

基本は一発で相手が分かる様にする事。

 

例1

 

↑の場合

・何をして欲しいのか?(結論)

・詳細内容

問題がなければ

・打合せの希望日、参加者、参加方法

1本のメールで完結する様に伝えています。

 

例2

 

↑は

・結論

・結論の理由

・その他の要点

・今後の課題

の順番です。

 

 

例3

この場合、言い訳を先に伝えたくなりますが

ぐっとこらえ、保留と言う結論を先に伝え、次に理由を伝えてます。

 

 

 

 

 

お客様(消費者)とのやり取りは逆に細かく分ける

 

例えばLINEでのやり取りでNGな例は

下記で、友達登録しただけで大量の情報を送っている

 

 

↑の場合、めんどくさいなと思われ失注確立があがります。

 

良い例

 

お客様が返信しやすい文章でやりとりをする事で、お客様の返答率があがり、成約率があがります。

どんな事も1回目の連絡は、お客様が返信しやすい文章にしてください。

 

 

 

 

 

【大丈夫】と言う言葉を使わない

 

○○してもよろしいですか?

大丈夫です!

の場合、どっちの大丈夫?か不明な為、OKな場合はOKです。と伝える事。

 

 

 

メールの返信

 

メールの題名で何の議題か分かる様にする

題名「〇〇〇の件の〇〇について」

タイトルを見ただけで何の内容で何を伝えてるのか?分かる様にする。

 

 

文頭に相手の名前を先に書く

==例==

〇〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

=====

 

 

文末に自分の名前や住所、連絡先を書く

↓参考

—————————————————————–
○○株式会社 △△部 〇〇課
田中 太郎 主任
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
—————————————————————–

 

 

 

電話のタイミング

質疑応答やPC画面共有が必要な場合は電話です。

チャットだと逆に時間がかかる為。

 

 

整理・整頓・段ボールなどゴミはその時に処理

 

モノを探してる時間がもったいないので、整理整頓、使わなくなったものは捨てた方が良い。

定期的に断捨離。

 

モノが届いたら、その日にダンボールなどは捨てる。
ゴミを捨てないと。。。と考える時間を無くす為にも直ぐに捨てる。

 

 

 

「報・連・相」について

 

 

メチャクチャ大事なので、新人さんは行動に移せるようにして下さい。

「報・連・相」https://www.recurrent.jp/articles/fresher-report

 

「確・連・報」も大事ですね。

 

 

「報・連・相」は相手に向けて伝える

 

 

==ダメな例==========

連絡して、確認していただいております。
確認でき次第、連絡いただけるとのことです。

 

↑この場合、結果どうなるのか?が不明です。

==↓正解==========

連絡して、確認していただいております。
確認でき次第、ご報告いたします。

 

で結果、何をするのか?(今回は報告する旨)を伝えています。

 

参考に
工事用のお隣さんに配るタオルを発注したのですが
・デザインの最終確認(口頭で行いました)
・購入した事
到着日わかり次第あらためて報告する事
・補足説明
の順番で伝えています。

 

 

 

 

その他の基礎

 

 

ミスをした場合

 

原因と対策を言う

 

ダメなのは「申し訳ありません。次回から気をつけます」です。

↑これは何も解決してません。。。

 

自分も含めてミスはあります。大事なのはミスを起こさない仕組みを作る事です。

 

タスク管理も、ミスを防ぐ仕組みです。

ミスをした場合、原因と今後の対策もセットで伝える様にお願いします。

 

 

 

怖くて動けない場合

 

リスクを紙に書く。

そうすると、ミスしても恥ずかしいだけの場合が多く

ミスのリスクを負うのが会社である事が多いです。

会社のリスクが高い場合、行動の前に確認してください。

 

 

 

初めて行うのに情報が無い場合

 

インターネットでリスクの情報を集めて、対策を前もってたてる。

実際にあった失敗例
ウサギが初産で母親が亡くなり人工保育をする事になったが、人工ミルクの準備など何もしておらず、色々なペットショップに電話して見つからず。。。5つ目のショップでようやく見つかり往復4時間かけて購入に行きました。

↑この場合、ネットで調べて前もって対策を立てれば緊急対応せずに済みました。

大事なのは問題が起きない様に前もって対策を立てておく事です。

 

 

 

直ぐに質問しない

 

質問すると言う事は

相手の時間を奪っている」事を自覚してください。

まずは自分で調べる。

で、約30分くらい調べても分からなければ

「〇〇の件を調べて〇〇の場所が分からなく、助言頂けますか?」

と聞くのはOK。

目的はチーム時間の効率化

 

 

言い訳せずに質問に答える

 

何かを言われたら言い訳を先に伝えたくなりますが

先に結論。質問に答えて、必要であれば次に理由を言う。

 

良くある、質問に答えてない例

息子「夕飯ある?」

母「ハンバーグよ」

↑これはダメです。

 

↓正解

息子「夕飯ある?」

母「あるわよ。ハンバーグよ」

で、質問に答える事が大事です。

 

 

 

事実と仮説を分けて伝える

 

「事実は〇〇で、そこからの仮説で〇〇だと思われます。」

 

自分が思っている仮説と、事実を分けて伝えてください。聞いてる側が困るので。

 

 

返事はすぐに返す

返事が遅いと、その仕事関係が全て止まってしまいます。

 

↓返事が遅いので仕事が止まっている例↓

 

 

 

 

お客様から見れば全員プロ

 

 

「まだ新人なので」

と言い訳をすると、更に怒りを買う事になります。

誠実に熱意を持って対応する事。

 

 

 

お客様の目的から考える

 

コールダック卵の通販の場合、お客様は卵が欲しいのではなく、卵がふ化する事です。

 

WEB集客の場合、お客様が欲しいのはCV(コンバージョン)ではなく、売上・利益です。

 

相手の気持ちになって回答すると良いです。

 

 

 

会社の目的から考える

 

当社の目的は、利益を上げる事を前提とし「お互いに認め合い関わって良かった」と思って頂けるような会社になる事です。

 

マニュアルがあるのは、トラブルを減らし、効率的に動ける様になる為です。

マニュアルに無い事は、会社の目的から考える行動するとズレが無くなります。

 

 

 

 

クレーマーは2種類

 

1つは

大事な忠告をしてくれる、大切なアドバイザーです。

 

2つは

ただのクレーマーでお客様ではない。怒らせない様にしながらフェードアウト、連絡を絶ってOK。

売上は下がってもOK。

クレーマーを切る事で時間ができて、精神も楽になり、結果 売上は伸びます(体験済み)

 

 

 

トラブルが起きた時は一次情報を取りに行く

 

理由は、情報が増えて解決策が思いつく事がある為です。

 

松原の実例で

どうしても解決しない問題があり、直接会いに行きました。

結果、当事者全員が集まる事で情報が増え、新しい解決策ができ解決しました。

 

似た様なパターンでトラブルが起きたら

「〇〇の件で確認したいので、〇〇に時間とらせてください」

と逃げずに解決に力を入れた方が結果が良くなります。

 

 

 

 

成長は自分でするしかない

 

会社は環境を与える事しかできない

 

 

 

どうせするなら仕事は楽しんだ方が良い

 

仕事時間は人生の大半になります。

その大半がつまらなければ、人生がつまらなくなります。

仕事は楽しんで行えるようにした方が良いです。

 

 

 

飛び込み営業が来たら

 

絶対に話を聞いてはいけません。時間のムダです。

話を聞いてる時間も給与が発生してる事を理解してください。

 

相手の話を聞かず

アポイントを取られていますか?会社ホームページのメールフォームにお問い合わせください

の対応でお願いします。

絶対に松原を呼ぶ事はしないでください。チラシも名刺も受け取らないでください。←会社のルールで決められていると相手に伝えてOK。

 

 

 

あいさつ

朝の挨拶はナシで(通勤の方)

理由は集中力を奪う為。

帰りのみで。

 

新年あいさつ禁止。誕生日系も禁止。

その他、それっぽいのは全部禁止。

 

 

 

 

腰痛・肩こり対策

 

 

腰痛対策

 

自分はヘルニアになり20年 腰痛で悩まされましたが、腰痛が治りました。マジです。

 

腰痛ベルト

椅子に座ってる時は腰痛ベルトを使うと良いです

おススメの腰痛ベルト

人間は椅子に座る様にできてないそうです。

 

 

朝晩の柔軟

 

腰痛の原因は、腰痛の周りの筋肉が固い事です。

 

特に柔軟は朝にやった方が良いです。日中に活動するので。
ベストは朝風呂で体温めてからの柔軟です。

 

自分は

・太もも周り(表・裏・横)

・お尻周り

・大腰筋

の柔軟を朝晩する事で腰痛が治りました。マジです。

大腰筋は腹筋の奥にある筋肉です。メチャクチャ大事です。

 

 

昇降式デスク・モニター高さ・椅子の高さ

・机

・モニターアーム

・椅子

↑の高さを微調整する事で自分ピッタリのサイズにする事が腰痛と肩こりを防ぎます。

昇降式デスク、モニターアームはウチの社員は全員使う様にしてます。

在宅で持ってない方が入ればお伝えください。

 

 

 

肩こり対策

 

マッサージでメチャクチャ固いと言われてましたが、柔らかくなっているとお伝え頂きました!

 

肩こりの原因は2つ

 

・肩に力が入っている

↑の昇降式デスクと肘置き、目の高さ(モニターアーム)が上手くマッチすると防げます。

 

肩こりは肩の筋肉が伸びているから起こる

PCの仕事は前かがみになりやすく、伸びる事は防げないので

肩とは逆の、胸筋の上辺りと、わきの下の筋肉を伸ばすと良いです。

腰痛の大腰筋と一緒です。

 

 

 

整体などは一時的に楽になっても根本解決になってないので、柔軟を習慣化させ根本解決をした方が良いです。

 

 

 

周辺機器と環境・アプリなど

 

Gメールはラベル分けをする

 

スマホは電話、LINE以外はサイレントで。

個人のスマホは仕事中は見ない。

 

LINEはムダなのはブロック。

SNSも通知ブロック(動画編集の方は)

 

人件費が一番高いので

PCはハイスペックにするべき。

ノイズキャンセルイヤホンを利用したり、環境は良くした方が良い。

 

 

ブラウザソフトは、Googleクロムで。Microsoft EdgeはNG。理由は遅いから。

 

 

自分が使ってるPCソフト

 

スクショ+スクリーンペンを使う

スクショ↓

https://www.rainylain.jp/

スクリーンペン(色々あります)

自分のは説明用ペンと言うスクリーンペンでした。

これを使いキーボードの「PrtSc SysRq」

と言うボタンを押すと↓みたいにスクショできるので時短になります。

 

ショートカットソフト

自分「CLaunch」と言うモノを利用してます

 

 

Googleクロムのブラウザソフト

「戻る」などすぐに出来る様に。

crxMouse Chrome™ Gestures

を使ってマウスで戻れるようにしてます。

 

ウェブページ全体をスクリーンショットで

 FireShot

を使っています。

 

 

 

マウスはゲーミングマウスで更新などショートカットキーも入れてます

自分が使ってるマウスです

 

 

 

ショートカットキー

 

良く使うモノは辞書登録したり、ショートカットを覚えた方が良いです

 

Ctrl + A  全体指定

Ctrl + C  コピー

Ctrl + X  切り取り

Ctrl + V  貼り付け

Shift  + Ctrl + B ブラウザのお気に入り非表示

Shift  + Ctrl + T 閉じてしまったブラウザを復活

Shift  + Ctrl + R 画像なども更新できる「ハード再読み込み」(キャッシュの再読み込み)

Shift  + [英数 Caps Lock] 大文字、小文字を逆にする

Shift  + 文字 小文字大文字を逆にします

Ctrl + Tab  ブラウザのタブ切り替え

 

F5 ページ更新

F7 カタカナ

F8 半角カタカタ

 

 

健康

 

食事・運動・睡眠が大事です。

ここでは省略します。

健康は本当に本当に大事です。

 

 

 

 

 

つみたてNISAと全世界株式

 

つみたてNISAと全世界株式、やった方が良いです。

 

・「つみたて nisa」とは? 税金がかからず毎月貯金する様な形で、自動で銀行のお金を自分が決めた金額で 株を買い続ける仕組みです(月5000円でもOK)

いつでも引き落とす事ができます

 

・お金の価値は下がり続けています。 理由は、お金を刷り続けている事と、人口が増えているからです。

(日本は人口が増えてないので失われた30年と言われてます)

第二次戦争前はラーメン1食35円だったそうです。

iPhoneの値段が上がったのは、円の価値が下がったからです。全世界株を買う事で資産の分散ができます。

 

・人口は2080年まで増えると言われてます。参考

 

・リスク 円安 円高で上がったり下がったりする。世界大戦争が起きると下がる。コロナでも一時期下がったりしてます。しかし、20年スパンでは増えてます。個人的には、円だけ持つ事のリスクの方が高いと思っています。

 

↓S&P500米国企業 約500に投資)が過去から見れるので参考に

 

 

※銀行窓口に相談するのは辞めた方が良いです。理由は銀行の人件費、地代が含まれた手数料の高い投資商品を進められてしまう為です。楽天証券・SBI証券などネット証券がおすすめ。

 

 

投資詐欺対策

 

最初に理解して欲しいのが、、、
美味しい話は自分には来ない。
主体的にリスクを負うか、スキルとの対価交換でお金は稼げる。

 

世界一の投資家ウォーレンバフェットの年利は20%。それ以上に稼げる案件は全部詐欺です。

殆どの投資詐欺はポンジスキームと言って、預かったお金の一部を配当に回す感じ。詳しくはポンジスキームで調べてください。

 

最近、トケマッチと言う時計のシェアリングサービス詐欺がありましたが、あれも仕組みはポンジスキームです。見せ方 変えてるだけ。

トケマッチの怪しい部分

・18.4 % (年利)

・リスクが無い(レンタルされなくても配当アリ)

↑このような好条件すぎる場合、詐欺だと考えた方が良い。
もう一つの視点で運営側から見る事。銀行からお金を借りた方が得なのに、なぜ銀行からお金を集めなかったのか?⇒詐欺だからです。

 

 

他、ワンルーム投資詐欺も多いので、その辺りも詐欺だと思った方が良い。

広告・営業が行なわれている投資商品は損する確立が高い。理由は、広告・営業をしなければ売れない投資商品であり、営業マンの人件費も商品に含まれている為。

 

 

 

 

以上ですが、今後も追記予定です!

このページを見てる皆さんが効率的になれればと思っています!